Zaplanowanie i organizowanie zbiorowych wydarzeń o charakterze artystycznym wymaga po pierwsze tego, by dokładnie ustalić cel poszczególnego wydarzenia. Za sprawą tego koordynator ustala, co musi zrobić w następnych etapach. I nie ma tutaj wyjątków, czy chodzi o dużą firmę z branży eventowej, bądź też o pojedyncze jednostki, które się na to porwą.