Koordynacja i organizacja zbiorowych wydarzeń o charakterze artystycznym – czyli jak to prezentuje się od kulis?
Logistyka i organizowanie odbywających się na dużą skalę wydarzeń o charakterze artystycznym wymaga po pierwsze tego, aby czytelnie ustalić cel poszczególnego zdarzenia. Za sprawą tego organizator wie, co powinien zrobić w dalszych krokach. I nie ma tu wyjątków, czy będzie chodziło o dużą agencję zajmującą się organizacją, czy też o prywatne instytucje, które się na to porwą.
Jeśli ktoś ma spore zaznajomienie w organizacji, to nie będzie mieć z tym problemów. W głównej mierze ważne jest to, aby poszukać inwestora, jeśli wydarzenie przygotowywane jest na sporą widownię. Można więc rozważyć, kto oferuje sprzedaż samochodów ciężarowych np. Mercedes-Benz i wybrać inwestorów z takiej dziedziny, jeśli ma się gwarancję, że są to przedsiębiorstwa profesjonalne i faktycznie będą dążyły do tego, iż zdarzenie będzie doprowadzone do końca bardzo dobrze. W tym samym czasie warto też dokładnie zastanowić się, na jakiej przestrzeni impreza ma się odbywać.
Niezwykle decydujące jest też to, aby określić czas trwania eventu o charakterze artystycznym, porządek występów oraz liczbę pauz. To pozwoli zsynchronizować event i bez wątpienia nie będzie obaw nieprzewidzianych pomyłkach i opóźnieniach w zaplanowanym wydarzeniu. Inwestorzy, na przykład sprzedający części do samochodów ciężarowych lub zapewniający mobilny serwis tirów także z chęcią przyjmą opiekę nad danym eventem, gdy dostrzegą, iż wszystko jest skrupulatnie koordynowane oraz gdy obeznają się z tym, kto ma wystąpić w czasie imprezy.
Kiedy już natomiast każdy szczegół będzie zaplanowane, warto zadbać o to, by konkretne zdarzenie dobrze nagłośnić. Na tym etapie powinna w takim razie być stworzona reklama wizualna eventu. Będą do niej należały: plakaty, znak wyróżniający, powiadomienia dla gości, czy promocja w Internecie. Oczywiście, w reklamach służących promocji nie powinno zabraknąć wiadomości o patronie, czyli serwis mercedesa (który jest donatorem) musi zostać uwzględniany.
W następnej kolejności razem ze sponsorem (jakim może zostać mobilny serwis samochodów ciężarowych jak ten.) dobrze będzie przemyśleć opcję pożywienia i noclegu dla artystów, ich pensja oraz pamiątki dla zaproszonych osób. To zrobi dobre wyobrażenie nie tylko o organizatorach, ale też może być korzystną reklamą dla fundatora.
Branża samochodowa w eventach artystycznych to nie jedynie zaplecze techniczne. Warto zwracać się do producentów również jako fanów sztuki.